K/3工业采购入库业务处理的思路与方法

在工业企业的日常业务处理中，采购入库业务根据开票情况通常大致可分三种情况，通俗的说就是：货票一起到，票到货未到，货到票未到。
在K/3的采购入库业务的核算处理中，可以将这三种情况分别处理，下面详细说明在K/3中的具体做法。

一、票到货到
   票到货未到就是当期货到当期发票也到的情况，也就是当期采购入库，并且供应商开出的发票财务部门已收到的情况。这也是最简单的一种情况。
采购入库单可以通过相关的采购订单、收货通知单或采购发票关联生成，也可以不通过关联手工录入。
   采购发票可以通过相关的采购订单、采购合同或采购入库单关联生成，也可以不通过关联手工录入。
   费用发票是采购过程中发生的费用，费用发票和采购发票属于连属单据，可以通过关联相关的发票关联生成，但发票必须是未审核的才可以关联，也可以通过手工录入。
首先要审核外购入库单，费用发票不能单独审核，必须与相应的票据连属审核，采购发票的审核比较复杂，在采购发票的审核界面，上半部分会分页面提供采购发票和费用发票筛选的界面，下半部分提供外购入库单的筛选界面，三种单据都可以双击鼠标查看，点击鼠标右键重现筛选等功能，选择相应的外购入库单和费用发票就可以审核该张发票，系统不允许一次审核多张采购发票，如果采购发票上的数量和外购入库单上的数量不一致，审核时会有提示是否继续审核，这往往会被用户忽视，但无论数量是否一致，审核后相关的报表都会正确反映发票的数量和金额以及外购入库的数量和金额。
    采购发票审核成功后，在存货核算模块中对其进行入库成本核算，首先，进行费用发票上的金额分配。费用分配有按数量和金额分配两种方式，在核算菜单中可以选择。费用核算完成后，再进行金额核算，也就是把发票上的不含税金额更新外购入库单上的金额。核算完成后对此采购业务生成相关的凭证，处理完毕。
    上述情况还包括票到货部分到，这种情况在采购发票审核之前，需要对采购发票进行拆分处理，与外购入库对应部分进行审核、核算、生成凭证处理。余下的部分，待以后期间货到再做相应处理，处理方法同第二种情况。另外，还包括货到票部分到的情况。这种情况可以对已审核且未与发票钩稽的外购入库单做拆单处理，对应部分与发票进行钩稽审核、核算、生成凭证处理。余下部分做暂估入库处理，方法同第三种情况。
二、票到货未到
    企业对于当期采购发票先到，货当期未到的情况一般是不做任何处理，等货到了以后再处理。
   K/3提供了相应的处理方法，可以先将采购发票录入，当期不进行审核钩稽处理。等以后期间货到入库后再做审核钩稽核销处理。处理方法同第一种情况，只是生成凭证时，凭证的会计期间根据采购发票审核的期间确定。
    三、货到票未到（暂估入库）
    当期采购入库以后期间收到采购发票的情况，这也是一种比较常见的采购模式，业务上称为暂估入库处理。这种情况可以先将采购入库单录入，当期进行审核。因为采购发票没有到，入库金额无法确定，只好估计一个单价和金额录入外购入库单记账，在存货核算中生成凭证。等以后期间财务部门收到供应商的发票再做审核钩稽核销处理。
在存货核算系统中，外购入库核算和存货估价入帐核算主要区分是：本期的外购入库单是否有对应的采购发票相钩稽，如果有对应的发票则是外购入库核算，如果没有对应的发票，则是存货估价入帐。暂估方式有两种，一种是手工在单据上录入。另一种方式是以计划价或最新入库价或最新出库价更新。
    存货估价入帐有两种处理方法，一种是单到冲回，一种是月初一次冲回。
单到冲回的处理方式是：当期将外购入库单估计一个单价和金额，并于当期生成一张凭证，以后期间发票到了，再录入购货发票，并审核该张发票。如果发票上的金额和入库金额不一致，系统会自动生成一张外购入库暂估补差单来调整库存金额，在凭证处理中，和采购发票一起生成一张凭证。
   月初一次冲回的处理方式是当期将外购入库单估计一个单价和金额以后，当期生成一张凭证，物流系统结账到下一期的时候，自动生成一张相同的红字凭证，冲销上期暂估的金额，如果下一期采购发票还没到，继续作暂估处理，生成暂估凭证，下下期再冲销，再暂估，一直到采购发票到了为止，不再做暂估处理，做正常的外购入库处理，录入发票，审核发票，生成凭证。
      四、对等核销
     系统还考虑到货到票未到最终退货的情况，以及票到货未到最终退票的情况，系统对这两种情况分别做了对等核销和反核销的功能。
      （一）外购入库单对等核销处理
对于同一张入库单，屡次暂估，而最终发票没有到达，用户希望能够使用红字入库单将其冲销；我们特增加红字和蓝字入库单这种对应单据的对等核销功能，以满足客户需要。
进行对等核销的外购入库单必须符合以下条件：
    1.对等核销的必须分别为红字和蓝字的外购入库单；
    2.对等核销的单据必须全部为已审核、但尚未核销的入库单；
    3.对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据，包括两张单据的供应商、物料、批次、条目数、仓库等内容均一致，而每个条目的数量相反（即相加为零）的情形下才能予以对等核销；
   4.可以允许一张单据为已做账单据（即前期或本期暂估单据）；
   5.一次只能选择两张单据进行对等核销；但一次只能选择一张单据进行反核销。
对等核销操作在外购入库单序时簿，选择相应的两张单据然后予以对等核销。反核销只能选中一张单据，对其进行反核销，则另一张与其对等核销的单据也反核销了。外购入库单反对等核销时需要检测：在“单到冲回”方式下，对应外购入库单本期没有生成冲回凭证且本期没有生成对等核销凭证，否则不允许反对等核销；在“期初一次冲回”方式下，对应外购入库单本期没有生成对等核销凭证，否则不允许反对等核销；以前期间已对等核销的外购入库单，在以后期间不能进行反核销。已经生成对等核销凭证的外购入库单即使是在本期进行的对等核销，也不能进行反核销，必须删除相应的对等核销凭证才能进行反核销。
   对等核销的入库单，如果两张单据均未做账，则在“外购入库对等核销生成凭证”处生成凭证（分别为红字和蓝字凭证）；如果其中一张单据已做账，则核算系统特殊处理，用户必须先进行暂估冲回，然后才可以对这张入库单进行对等核销凭证生成，如果用户没有生成冲回凭证，系统将禁止该单据生成对等核销凭证。对等核销的入库单，对于缺少单价的单据，仍需要通过相应的出、入库核算来确认单价后才能进行账务处理。
   对等核销对外购入库单会产生以下影响：
   1.对等核销后的外购入库单不能执行反审核。
   2.对等核销后的外购入库单不能再与发票核销。
   3.对等核销后的外购入库单视同钩稽，可以通过查询钩稽关系查询。
    （二）采购发票对等核销处理
   系统提供红字和蓝字采购发票的对等核销和反核销的功能。对于一张发票，最终货物没有到达、使用红字发票对冲，由于这些需求，系统中特增加了红字和蓝字采购发票对等核销功能。
对等核销条件：
    1..对等核销的必须分别为红字和蓝字的采购发票；
    2.对等核销的发票必须全部为未审核的发票；
   3.对等核销的发票其事务类型必须一致，即蓝字采购普通发票对应红字采购普通发票、蓝字采购专用发票对应红字采购专用发票；
   4.对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据，包括两张单据的供应商、物料、条目数等内容均一致，而每个条目的数量相反（即相加为零）的情形下才能予以对等核销；
   5.一次只能选择两张单据进行对等核销；但一次只能选择一张单据进行反核销；
   6.反核销的两张发票不能生成记账凭证。
在采购发票序时簿，使用快捷键Ctrl选中两张符合对等核销条件的采购发票，然后予以对等核销；对于已经执行对等核销的单据，可以执行反核销。反核销只能选中一张单据，对其进行反核销，则另一张与其对等核销的单据也反核销了。
    对等核销对采购发票会产生以下影响：
   1.对等核销后的采购发票视同审核；
   2.对等核销后的采购发票不能再与发票核销；
   3.对等核销后的采购发票视同钩稽，可以通过查询钩稽关系查询。
   4.对等核销的发票，不进行账务处理。


以上业务处理供大家参考。